13 d'octubre de 2026

Com saber quan cal reposar estoc sense muntar un ERP

Dimarts al matí, el client entra a la botiga i demana el producte que més es ven. I ja no n'hi ha. L'última caixa va sortir divendres i ningú se'n va adonar. Ara toca trucar al proveïdor, esperar quatre dies i explicar-li al client que torni la setmana vinent.

Si et sona, no ets l'únic. A moltes pimes l'estoc "viu" al cap de qui porta el magatzem, en un full de càlcul o en una llibreta. Funciona fins que aquesta persona està de vacances, o fins que el negoci creix una mica. I la solució no és, per força, comprar un ERP de quatre xifres.

El problema real: no és l'estoc, és l'avís

Quedar-se sense producte gairebé mai passa per no saber comptar. Passa perquè ningú va dir "ja toca demanar" a temps. Per tant, el que cal resoldre és l'avís, no tot el sistema de gestió.

Tres passos que pots fer aquesta setmana

1. Tria només els 20 productes que importen. No cal controlar els 800 articles del catàleg. Fes la llista dels que, si falten, et fan perdre vendes o aturen la feina: els més venuts, els que triguen més a arribar i els que depenen d'un sol proveïdor.

2. Per a cadascun, defineix dues xifres. El mínim (a partir de quantes unitats s'ha de demanar) i la quantitat de comanda. Per calcular el mínim, pensa així: quantes unitats en vens en una setmana normal, multiplicat pels dies que triga el proveïdor a servir, més un petit coixí de seguretat. Si en vens 10 per setmana i el proveïdor triga 10 dies, el mínim és d'unes 15-20 unitats.

3. Decideix qui rep l'avís i com. Un full de càlcul amb una columna "estoc actual" i una altra "mínim" ja pot marcar en vermell el que cal reposar. El que fa la diferència és que l'avís arribi sol (un missatge o un correu) i no depengui que algú obri el full.

Un exemple: una ferreteria de l'Anoia

Imaginem una ferreteria d'Igualada amb dos empleats. Venen cargols, silicona, brides i recanvis de fontaneria; molts d'aquests articles es gasten a un ritme previsible. El responsable fa l'inventari "a ull" i demana quan se'n recorda.

Amb la llista de 25 articles clau i els seus mínims, cada vegada que es registra una venda o una entrada d'albarà, l'estoc s'actualitza. Quan un article baixa del mínim, arriba un resum al correu del responsable: "Cal reposar: silicona neutra (4 unitats), brides 200 mm (1 paquet)". I ell només ha de revisar i confirmar la comanda al proveïdor.

No és màgia: és tenir les dades ordenades i un avís que es dispara sol.

Què vigilar

• Les dades han de ser fiables. Un avís sobre un estoc mal comptat és pitjor que cap avís. Fes un recompte físic dels 20 productes clau un cop al trimestre.
• Estacionalitat. El mínim d'agost no és el de desembre. Revisa'l quan canviï la temporada.
• No automatitzis la comanda sense control al principi. Que l'avís vagi a una persona, que decideix. Quan portis uns mesos veient que els avisos són encertats, ja pots plantejar-te que la comanda es prepari sola, sempre amb algú que la validi.
• Privacitat. Albarans i factures de proveïdors contenen preus pactats, condicions i dades de contacte. Si per llegir-los fas servir una eina d'IA, comprova on s'envien les dades i si el proveïdor les fa servir per entrenar els seus models. Millor que es quedin dins la UE i sota el teu control.

On encaixa la IA

El punt més feixuc és sovint entrar les dades: passar cada albarà de proveïdor al full d'estoc. Aquí la IA sí que estalvia feina: pot llegir l'albarà (en paper, PDF o foto), extreure'n els articles i les quantitats, i deixar-los llestos per actualitzar l'estoc. ParsIA fa precisament això, i s'instal·la als teus servidors, de manera que els documents dels teus proveïdors no surten del teu control.