13 de octubre de 2026

Cómo saber cuándo reponer stock sin montar un ERP

Martes por la mañana. Entra un cliente y pide el producto que más se vende. Y ya no queda. La última caja salió el viernes y nadie se dio cuenta. Ahora toca llamar al proveedor, esperar cuatro días y pedirle al cliente que vuelva la semana que viene.

Si te suena, no estás solo. En muchas pymes el stock "vive" en la cabeza de quien lleva el almacén, en una hoja de cálculo o en una libreta. Funciona hasta que esa persona se va de vacaciones, o hasta que el negocio crece un poco. Y la solución no pasa, necesariamente, por comprar un ERP de cuatro cifras.

El problema real: no es el stock, es el aviso

Quedarse sin producto casi nunca ocurre por no saber contar. Ocurre porque nadie dijo "ya toca pedir" a tiempo. Lo que hay que resolver es el aviso, no todo el sistema de gestión.

Tres pasos para esta semana

1. Elige solo los 20 productos que importan. No hace falta controlar los 800 artículos del catálogo. Haz la lista de los que, si faltan, te hacen perder ventas o paran el trabajo: los más vendidos, los que más tardan en llegar y los que dependen de un único proveedor.

2. Para cada uno, define dos cifras. El mínimo (a partir de cuántas unidades hay que pedir) y la cantidad del pedido. Para calcular el mínimo: cuántas unidades vendes en una semana normal, multiplicado por los días que tarda el proveedor en servir, más un pequeño colchón de seguridad. Si vendes 10 por semana y el proveedor tarda 10 días, el mínimo ronda las 15-20 unidades.

3. Decide quién recibe el aviso y cómo. Una hoja de cálculo con una columna "stock actual" y otra "mínimo" ya puede marcar en rojo lo que hay que reponer. Lo que marca la diferencia es que el aviso llegue solo (un mensaje o un correo) y no dependa de que alguien abra la hoja.

Un ejemplo: una ferretería de la Anoia

Imaginemos una ferretería de Igualada con dos empleados. Venden tornillos, silicona, bridas y recambios de fontanería; muchos de estos artículos se gastan a un ritmo previsible. El responsable hace el inventario "a ojo" y pide cuando se acuerda.

Con la lista de 25 artículos clave y sus mínimos, cada vez que se registra una venta o una entrada de albarán, el stock se actualiza. Cuando un artículo baja del mínimo, llega un resumen al correo del responsable: "Hay que reponer: silicona neutra (4 unidades), bridas 200 mm (1 paquete)". Él solo tiene que revisar y confirmar el pedido al proveedor.

No es magia: es tener los datos ordenados y un aviso que se dispara solo.

Qué vigilar

• Los datos deben ser fiables. Un aviso sobre un stock mal contado es peor que no tener aviso. Haz un recuento físico de los 20 productos clave una vez por trimestre.
• Estacionalidad. El mínimo de agosto no es el de diciembre. Revísalo cuando cambie la temporada.
• No automatices el pedido sin control al principio. Que el aviso vaya a una persona que decide. Cuando lleves unos meses viendo que los avisos aciertan, ya puedes plantearte que el pedido se prepare solo, siempre con alguien que lo valide.
• Privacidad. Albaranes y facturas de proveedores contienen precios pactados, condiciones y datos de contacto. Si usas una herramienta de IA para leerlos, comprueba adónde se envían los datos y si el proveedor los usa para entrenar sus modelos. Mejor que se queden dentro de la UE y bajo tu control.

Dónde encaja la IA

El punto más pesado suele ser introducir los datos: pasar cada albarán de proveedor a la hoja de stock. Aquí la IA sí ahorra trabajo: puede leer el albarán (en papel, PDF o foto), extraer los artículos y las cantidades, y dejarlos listos para actualizar el stock. ParsIA hace justo eso, y se instala en tus servidores, de modo que los documentos de tus proveedores no salen de tu control.