11 de setembre de 2026

Transcriure trucades i visites: com deixar constància del que s'ha parlat amb el client

Moltes discussions amb clients no neixen de la mala fe, sinó d'una conversa que ningú va apuntar. Com deixar-ne constància sense que sigui més feina, i què has d'avisar sí o sí abans de gravar res.

—Però si vam quedar que ho fèieu tot, també pintar la peça.

—No, això no ho vam dir mai.

Cap dels dos menteix. Van parlar vint minuts per telèfon fa cinc setmanes, tots dos van entendre el que els va semblar més raonable i ningú ho va apuntar. Ara hi ha una factura sobre la taula i una conversa incòmoda que acabarà, en el millor dels casos, partint la diferència.

Aquesta escena es repeteix cada setmana a tallers, gestories, instal·ladors i despatxos professionals. I gairebé mai és culpa de la memòria de ningú.

El problema no és recordar, és que no en queda rastre

Un instal·lador de clima de Sabadell fa la visita, pren mides, comenta amb el client tres opcions de màquina i li diu de paraula quina recomana i per què. Torna a la furgoneta, apunta quatre xifres en una llibreta i marxa a la següent visita. Al vespre, quan es posa a fer el pressupost, ja no recorda si havien parlat de treure la màquina vella o si el client ho volia fer ell.

El que s'ha perdut no és el preu: això sempre s'apunta. El que s'ha perdut són els matisos: qui feia què, què va quedar pendent de confirmar, quina objecció tenia el client i què li vam prometre per calmar-la. Sis mesos després, quan aquell client torna a trucar, ningú a l'empresa sap res d'aquella conversa. I si la persona que la va tenir ja no hi treballa, el rastre és zero.

Primer, la part avorrida: has d'avisar

Abans de parlar de cap eina: si graves una conversa amb un client, li ho has de dir. No és una recomanació de bones maneres, és el que toca quan tractes dades personals.

A la pràctica n'hi ha prou amb ser directe i dir-ho al principi: «Li gravaré la trucada per no perdre'm detalls del pressupost, li sembla bé?». La majoria de clients diu que sí sense pensar-s'ho, precisament perquè els beneficia: vol dir que després ningú s'inventarà què es va dir.

Avisa sempre, i al principi. Gravar d'amagat i mirar de regularitzar-ho després no és una opció.

Deixa que diguin que no. Si el client no ho vol, prens notes a mà i punt. No passa res.

Si graves de manera sistemàtica, documenta-ho. Ha de constar a la teva política de privacitat, amb un termini de conservació decidit. Comenta-ho amb la teva gestoria abans de començar, no després.

Aquesta part no és opcional i és exactament on la majoria de pimes s'equivoca.

Com funciona a la pràctica

El circuit és més senzill del que sembla. La conversa es grava: una trucada, o el mòbil damunt la taula durant la visita. Un sistema de transcripció la converteix en text. I a sobre d'aquest text, un resum automàtic n'extreu el que realment necessites: què s'ha acordat, què queda pendent, qui ho ha de fer i per quan.

El resum és la part que val la pena. Ningú tornarà a llegir vint minuts de transcripció literal, però mitja pàgina amb cinc punts i tres tasques això sí que s'aprofita. I sobretot: queda enganxat a la fitxa d'aquell client, no dins la llibreta d'una persona.

Un resum útil porta la data i qui hi era, els punts acordats, el que ha quedat pendent de confirmar, i les tasques amb responsable. Prou. Si el resum ocupa dues pàgines, ningú se'l mirarà i tornem a ser on érem.

Les tres coses que no ha de fer mai

No ha de decidir per tu. El resum és una proposta. Qui la valida abans que vagi a la fitxa del client ets tu o qui va fer la visita. Una IA que confon «ho miraré» amb «ho farem» et pot crear un compromís que no existeix.

No ha de gravar-ho tot per defecte. Grava el que té valor: pressupostos, tancaments, incidències, visites tècniques. Les converses personals, les queixes delicades o qualsevol cosa on surtin dades de salut, no. Menys gravacions vol dir menys risc i menys feina.

No ha de guardar-ho per sempre. Posa un termini (sis mesos, un any, el que tingui sentit al teu sector) i que l'àudio s'esborri sol quan toqui. El resum es queda; la gravació sencera, no cal.

On van a parar aquelles gravacions

Aquesta és la pregunta que gairebé ningú fa i que hauria de ser la primera. Quan puges la gravació d'una conversa amb un client a una eina gratuïta que has trobat per internet, estàs enviant la veu d'aquella persona, el seu nom i les seves dades a un servidor que no saps on és ni què en fa.

Val la pena mirar tres coses abans de decidir res: on s'emmagatzemen els fitxers, que sigui dins la Unió Europea; si les teves converses s'utilitzen per entrenar models de tercers, que ha de ser que no; i si pots esborrar-ho tot quan vulguis. A IAètica muntem aquest tipus de sistema amb les dades dins la UE i sense que les converses alimentin models de ningú, i quan el volum ho justifica, instal·lat directament als servidors del client, de manera que l'àudio no surt mai de casa.

Si vols que els resums quedin lligats a la fitxa de cada client i que et recordin qui espera resposta, això és exactament el que fa MemorIA.